Die Grundlagen zu Lean Administration finden Sie im ersten Teil dieses Beitrags Lean Administration –  Kampf gegen Verschwendung in der Administration (Teil I). Die Vorgehensweise und der Projektablauf werden in diesem Beitrag erklärt.

Projektablauf für die Umsetzung von Lean Administration

Die Vorgehensweise und Methodik ist in vier Hauptphasen aufgeteilt:

1. Projektsetup

2. Analysephase

3. Definition Soll-Zustand

4. Umsetzung

Beim Projekt-Setup ist es wichtig die Zielstellung sowie das Projektteam und die Projektorganisation festzulegen und einen realistischen aber anspruchsvollen Zeitplan aufzusetzen, der von allen Beteiligten getragen wird.

Die Analysephase soll die IST-Situation analysieren, Schwachstellen identifizieren und Sofortmaßnahmen einleiten, um möglichst schnell messbare Erfolge zu erzielen.

Bei der Definition des Soll-Zustandes wird neben der klassischen Optimierung auch ein Soll-Wertstrom für die „administrativen Produkte“ definiert und diese Messgrößen und Kennzahlen für die Qualität der neuen Prozesse festgelegt. Der Begriff „administratives Produkt“ ist mitentscheidend für den Erfolg des Projektes, denn erst wenn bereits ein Urlaubsantrag oder ein Auftragseingang als „Produkt“ von den Mitarbeitern erkannt werden, ist eine durchgängige und vollständige Optimierung möglich. Darüber hinaus wird in diesem Schritt ein konkreter Umsetzungsmaßnahmenkatalog mit Aufgaben, Terminen und Verantwortlichkeiten erstellt, der als Basis für das weitere Vorgehen dient.

Neue Prozesse und Abläufe zu implementieren und die Nachhaltigkeit sicherzustellen ist das Ziel der Umsetzungsphase. Dabei werden ferner Coaching-Aufgaben und Mitarbeiterschulungen zum Thema Lean-Administration-Methoden durchgeführt.

Die Analyse als Voraussetzung für eine nachhaltige Optimierung

Eine intensive Analysephase ist die Voraussetzung für eine erfolgreiche Einführung von Lean Administration. Beispielsweise sind ausgehend vom Auftragseingang über die Bearbeitung des Vorganges bis zur Rechnungsstellung oftmals viele komplexe administrative Prozesse eng miteinander verbunden und müssen detailliert untersucht werden. Für die Konzeption eines sinnvollen, transparenten und effizienten Soll-Prozesses muss zunächst die IST-Situation aus verschiedenen Blickwinkeln durchleuchtet und die kritischen Handlungsfelder erkannt werden.

Das systematische Vorgehen erlaubt es, jeden Bereich des Unternehmens detailliert zu überprüfen. Die Analyse beginnt mit einer Unternehmensstrukturanalyse bei der sowohl die Organisation, das Personal, die Kunden und auch der Wettbewerb überprüft werden und eine klassische Stärken- und Schwächenanalyse durchgeführt werden kann.
Als zweiter Schritt wird dann die Auftragsstrukturanalyse durchgeführt, die einen Überblick über die Produkte des jeweiligen Bereiches und über das Mengengerüst der verschiedenen Leistungen verschafft, um später die benötigten Kapazitäten zu ermitteln und die Aufgabenverteilung adäquat vorzunehmen. Gleichzeitig wird in diesem Schritt auch das mögliche Potenzial der einzelnen administrativen Tätigkeiten identifiziert und Prioritäten zugeteilt.

In der Prozessanalyse werden die IST-Prozesse mit der Methodik der Wertstromanalyse mit Hilfe standardisierter Symbole detailliert analysiert und dargestellt. Zusätzlich zur visuellen Abbildung findet auch eine Zeitenaufnahme und -auswertung statt, die die Dauer eines Prozesses aufschlüsselt und mögliche Zeitfresser aufdeckt. Die Analyse identifiziert also die typischen Verschwendungsmerkmale innerhalb von Geschäftsprozessen.

Mit Hilfe der Tätigkeitsstrukturanalyse werden die Ergebnisse der Wertstromanalyse detailliert und gleichzeitig ermittelt. Beispielsweise wie die Aufgabenverteilung und -belastung in den einzelnen Funktionen aussieht, welche Tätigkeiten die Mitarbeiter einer Funktion ausüben und welche Zeitanteile diese belegen. Zudem werden die einzelnen Tätigkeiten nach ihrem Beitrag zur Wertschöpfung bewertet.

Abschließend untersucht die Informationsstrukturanalyse die verschiedenen Informationsflüsse sowie den Gebrauch von Kommunikationsmitteln und EDV in der Organisation und ermittelt so den notwendigen Informationsbedarf und das bestehende Informationsangebot. Dabei werden sowohl Informationslücken als auch die Überproduktion an Informationen, z. B. durch unnötiges Reporting, herausgearbeitet.

Die Optimierung der Geschäftsprozesse

Auf Basis der Analyseergebnisse erfolgt die Optimierung der Abläufe. Lean Administration geht dabei über die punktuelle Verbesserung von Geschäftsprozessen hinaus und verfolgt kontinuierlich einen ganzheitlichen Ansatz, der das Gesamtsystem der Wertschöpfung berücksichtigt. Ziel der Optimierung bleibt die Gestaltung eines effizienten Wertschöpfungssystems, in dem die Prozesse mit möglichst kurzer Durchlaufzeit stabil funktionieren, so dass der Kunde die Leistungen möglichst schnell und in hoher Qualität erhält und zugleich der Aufwand im Unternehmen auf das notwendige Maß beschränkt wird. Damit Termintreue und andere Qualitätsmerkmale nicht nur Zufallstreffer bleiben, ist ein grundlegendes Verständnis über die aktuelle Leistung nötig. Zu etablierende prozesslenkende Kennzahlen können dabei neben Liefertreue, -fähigkeit, Abarbeitungsgrad und Durchlaufzeit, auch Kosten und Qualität eines Auftrags und die interne sowie externe Kundenzufriedenheit sein.

Entscheidend für die erfolgreiche Einführung von Lean Administration sind die Mitarbeiter. Es ist unerlässlich, dass die Zieldefinition durch das Management eindeutig kommuniziert wird und dass auf die neue Richtung „Kundenorientierung“ sämtliche Mitarbeiter eingeschworen werden. Gelingen kann das allerdings nur wenn jeder Mitarbeiter eines Unternehmens anfängt ganzheitlich zu denken und die Barrieren bedingt durch die Funktionen und Abteilungen durchbricht.

Fazit

Lean Administration ist, losgelöst von den Prozessinhalten, in allen Branchen und organisationsübergreifend anwendbar. Ziel ist es, jegliche Verschwendung, die den Wert einer Leistung aus Kundensicht nicht steigert, zu eliminieren und eine durchgängige Kundenorientierung zu erreichen. Das dadurch entstehende Potenzial ist immens.

Zur nachhaltigen Optimierung der administrativen Bereiche ist sowohl die Realisierung des Flussgedankens in den indirekten Bereichen als auch die Transparenz über den Gesamtprozess erforderlich.

Auf diese Weise werden Produktivität und Effizienz gesteigert, die Durchlaufzeiten verringert, die Verfügbarkeiten erhöht und die Kundenzufriedenheit entscheidend verbessert. Zusätzlich entsteht durch die Anwendung der Lean-Methoden eine hohe Transparenz der Prozesse und Abläufe um ihre Komplexität zu reduzieren und dadurch besser beherrschbar zu machen.

Die Unternehmen, die bereits früh ihre administrativen Prozesse durch den Lean-Gedanken beeinflussen lassen bzw. gestalten, haben einen erheblichen Kostenvorteil. Zudem können sie sich durch den Wettbewerbsvorteil des höheren Servicelevels besser am Markt positionieren.

Weitere Informationen finden Sie unter Lean-Management: die 5S-Methode.

Bildquelle: © Wassermann AG