Enterprise Resource Planning – die fünf wichtigsten Fragen bei der ERP-Systemauswahl

Ein Enterprise-Resource-Planning-System (kurz ERP) kommt in vielen Unternehmen unterschiedlicher Größe zum Einsatz. Es hilft sowohl Startups und mittelständischen Unternehmen als auch Großkonzernen dabei, viele unternehmerische Prozesse effizienter zu gestalten. Dies geschieht durch eine effektive Planung und Optimierung aller vorhandenen Ressourcen. Bevor allerdings ein ERP-System in die IT-Infrastruktur eines Unternehmens implementiert werden kann, müssen unternehmensspezifische Anforderungen erfüllt sein – die fünf wichtigsten Fragen und Antworten bei der Auswahl.

Über welche Funktionen muss ein ERP-System verfügen?

Im Grunde kann eine ERP-Software in Kern- und Zusatzmodule unterteilt werden. Folgende Kernkomponenten sollten innerhalb des ERP-Standards inklusive sein:

• Buchhaltung: Die Buchführung ist das A und O eines Unternehmens, welches langfristig erfolgreich sein will. Es gilt Rechnungen zu schreiben, Gehälter zu bezahlen sowie Ein- und Ausgänge akribisch zu dokumentieren. Nur so wird letztendlich eine EÜR bzw. ein Jahresabschluss + Bilanz gewährleistet. Ein ERP-System hilft Firmen dabei, Tätigkeiten in einem Programm zentral zusammenzufassen. Durch integrierte Vorlagen und dank eines Klicks sind die Überweisungen von Löhnen oder Gehältern und das Versenden von Rechnungen/Bestellungen problemlos möglich.
• Logistik: Eine schnelle Lieferung von Bestellungen gehört mittlerweile zum Standard – nicht nur bei Konsumenten im Handel, sondern selbstverständlich ebenfalls bei Geschäftskunden, deren Produktion davon abhängig ist, dass ein anderes Unternehmen die notwendigen Ressourcen fristgerecht und in vollem Umfang liefert. Die Digitalisierung der Logistik nimmt daher einen immer höheren Stellwert ein. Denn dank der automatisierten Prozesse und dem permanenten Überblick über die Auslastung herrscht Planungssicherheit.
• Warenwirtschaft: Zur Neige gehende Ressourcen (siehe auch Opportunitätskosten), Engpässe oder Lieferschwierigkeiten kosten einem Unternehmen nicht nur Geld. Gerade im Onlinehandel können solche Situationen zum Verlust wichtiger Kunden führen. Diese gehen davon aus, dass ihre gewünschten Waren immer und überall zur Verfügung stehen. Ist dem nicht so, suchen sie sich einen anderen Anbieter, der ihre Wünsche befriedigen kann. An diesem Punkt setzt das Warenwirtschaftssystem ein. Denn dieses ist unter anderem dafür zuständig, Materialien oder Güter wieder aufzufüllen, damit die Produktion bzw. der Verkauf nicht ins Stocken gerät (siehe auch Nachschub in der Intralogistik).
• Personalwesen: Eine wichtige Ressource in einem Unternehmen sind die Mitarbeiter. Fällt jemand aus, muss derjenige schnellstmöglich ersetzt werden. Wurden zu wenig Angestellte einer Aufgabe zugewiesen, kann dies im schlimmsten Fall zu Verzögerungen führen. Daher ist es unabdingbar, dass verantwortliche Mitarbeiter immer und überall auf dem Laufenden sind, ob ausreichend Arbeitskraft zur Verfügung steht, um alle anstehenden Aufgaben zu meistern.
• Produktion: Ein produzierendes Unternehmen muss in der Lage sein, Prozessabläufe innerhalb der Produktion aufgeschlüsselt filtern zu können:

– Sind ausreichend Materialien vorhanden, um einen reibungslosen Ablauf garantieren und Engpässe verhindern zu können?

– Gibt es Verzögerungen oder Störungen an den einzelnen Herstellungspunkten einer Produktionsstraße?

–  Stehen ausreichend Mitarbeiter zur Verfügung, um gegebenenfalls die Maschinen bedienen zu können oder gibt es Ausfälle, die kompensiert werden müssen?

Viele Hersteller/Anbieter bieten zudem die Möglichkeit, weitere Funktionen individuell zuzufügen. Dies können sein:

• Vertrieb
• CRM
• E-Commerce
• Marketing

Hinweis der Redaktion: Wichtig ist jedoch in erster Linie, dass sich Unternehmen darüber im Klaren sind, was sie wirklich benötigen und was eventuell später von Nutzen sein könnte.

Individual-, Branchen- oder Standardlösungen?

Wer sich für die Implementierung eines ERP-Systems entscheidet, hat oftmals die Qual der Wahl. So gibt es eine Vielzahl an Anbietern und eine noch größere Auswahl an Softwarelösungen. Daher ist es zunächst wichtig, die eigenen Anforderungen auszuarbeiten. Anhand derer kann eine nachhaltige Kaufentscheidung erfolgen. Das Angebot umfasst in der Regel Individual-, Branchen- und Standardlösungen (siehe Folgebild):



Zusätzlich gibt es Sonderformen, wie ein funktionales ERP-System, diese decken lediglich bestimmte Bereiche innerhalb eines Unternehmens ab. Verwendet werden häufig entsprechende Buchhaltungsprogramme oder Softwarebausteine zur Qualitätssicherung.
Die Entscheidung sollte niemals leichtfertig getroffen werden. Jede Variante eines ERP-Systems kann für einen Betrieb interessant sein – unabhängig von der Größe oder Zahl der Angestellten. In der Regel entscheidet das Budget:

• Eine Standardlösung eignet sich zum Beispiel gut für Unternehmen, die keine spezielle Ausrichtung haben und somit keine Zusatzfeatures benötigen. Da dieses ERP-Modell alle grundlegenden Basis-Komponenten beinhaltet, lässt sich damit sehr gut arbeiten.
• Für Start-ups kann gerade am Anfang eine All-in-One-Lösung sinnvoll sein, weil sie günstiger in der Implementierung ist als beispielsweise individuell angepasste Systemwelten. Gleichzeitig sind aber auch Cloud-ERPs interessant, da Jungunternehmen die Funktionen anhand ihrer Anforderungen individuell anpassen können. Zudem werden weder Hardware noch IT-Spezialisten benötigt. Da das Budget der meisten Start-ups begrenzt ist, sind Cloud-ERPs durchaus sinnvoll.
• Großkonzerne greifen meist zu einer Individualsoftware. Diese entspricht in der Regel am ehesten deren Anforderungen, da vorhanden Strukturen deutlich komplexer sind als bei KMUs. Individuelle Programme sind zwar mit einem deutlich höheren Kostenaufwand verbunden, große Konzerne benötigen jedoch auch einen weiteren Umfang.

Welche Kosten treten im Rahmen der Implementierung auf?

Je mehr Vorarbeit ein Unternehmen leistet, umso günstiger wird das ERP-System. Wer von Anfang an seine Anforderungen klar ausformuliert und diese in Form eines Lasten- beziehungsweise Pflichtenheftes dem Anbieter zukommen lässt, umso spezifischer kann die Entwicklung Kundenwünsche und technische Feinheiten berücksichtigen. In der Regel können so auch versteckte Kosten besser aufgedeckt und vor der eigentlichen Entwicklungsphase besprochen werden. Gleichzeitig ist selbstverständlich die Art des ERP-Systems relevant. Eine Individualsoftware ist stets kostspieliger als die All-in-One-Version.

Viele Unternehmen vergessen zudem die laufenden Kosten, die eine Implementierung mit sich bringt. Wer sich für eine On-Premise-Variante, also für ein Nutzungs- und Lizenzmodell entscheidet, benötigt unter anderem IT-Spezialisten und entsprechende Hardware. Den Support sowie die Wartung übernimmt das Unternehmen ebenfalls selbst. Bei einem in der Cloud realisierten ERP-System entfallen die Kosten zwar nicht, der Aufpreis des Anbieters kann allerdings, mittels Abonnements, langfristig betrachtet günstiger ausfallen. Der Hersteller ist verantwortlich für den Support ebenso wie für die Updates. Es wird weiterhin keine eigene Hardware benötigt.

Generell kann man davon ausgehen, dass die Implementierungskosten sehr individuell sind. Daher ist eine genaue Aufstellung der Ausgaben schwer möglich – jede Situation oder Voraussetzung ist anders, ebenso wie die Bedürfnisse und Anforderungen der entsprechenden Unternehmen. Allgemein lassen sich jedoch folgende Aussagen treffen:

• Die Anschaffungskosten betragen um die 6.000 Euro pro Arbeitsplatz.
• Sofern keine Hardware benötigt wird, sinkt der Preis.
• Individuelle Anforderungen sowie Zusatzfeatures führen zu Erhöhung der Ausgaben.
• Selbstverständlich verschlingen die Implementierung und die anschließenden Tätigkeiten auch menschliche Ressourcen. Zwischen vier und sieben Angestellte sollten Unternehmen einplanen.
• Hinzu kommen zwischen zwei und drei externe Experten.
• Modernisierungen, Wartungen und Updates kosten ebenfalls Geld. Dabei kann mit etwa 1/3 der Anschaffungskosten gerechnet werden. Spätestens alle fünf Jahre sollte das ERP-System auf Aktualität geprüft werden.
• Die Implementierung kann gut und gerne zwölf Monate andauern.

Wie wichtig ist Usability?

Benutzerfreundlichkeit ist ein wesentliches Kriterium bei der Auswahl eines ERP-Systems. Je leichter die Software zu bedienen ist, umso einfacher wird die Einarbeitungszeit für die Mitarbeiter. Eine intuitive Bedienung führt zudem zu weniger Arbeitsaufwand.
Relevant für die Usability ist unter anderem das Interface. Dieses sollte nicht zu überladen wirken. Je schneller der Nutzer die gewünschte Funktion findet, umso effizienter kann er mit der Software arbeiten. Eine übersichtliche und leichte Navigation ist somit empfehlenswert. Hilfreich können auch in die ERP-Software integrierte Hilfestellungen sein, die beispielsweise einzelne Abläufe verständlich aufzeigen.

Unternehmen, die sich für eine Cloud-ERP entscheiden, haben zudem den Vorteil, dass die Nutzer nicht an ein Büro oder das Unternehmensnetzwerk gebunden sind. Der Zugriff ist stattdessen weltweit möglich – neben einer stabilen Internetverbindung ist zum einen ein VPN-Zugang zum Firmennetzwerk notwendig, zum anderen muss die Cloud-ERP-Lösung DSGVO-konform sein.

Wie sieht es mit dem Datenschutz aus?

Seitdem die oben erwähnte DSGVO in Kraft getreten ist, nimmt der Schutz personenbezogener Daten einen sehr hohen Stellenwert ein. Gerade im Bereich Cloud-ERP sind diesbezüglich viele Unternehmen unsicher. Bei der Wahl eines ERP-Systems ist es daher wichtig, auf den Firmenstandort des Anbieters zu achten. Die neue DSGVO besagt, dass sowohl europäische als auch andere Länder die Datenschutz-Richtlinien einhalten müssen. Trotzdem unterscheiden sich diese oftmals – gerade im Vergleich zwischen der EU und Drittländern wie den USA. Sofern Fragen auftauchen, ist es immer ratsam, sich mit dem zuständigen Datenschutzbeauftragten in Verbindung zu setzen und zu überprüfen, ob die Daten der Kunden, Mitarbeiter und Partner im System wirklich sicher sind. Wenn ein Unternehmen kein Risiko eingehen möchte, kann es seine Systeme auch lokal realisieren und in die IT-Infrastruktur des jeweiligen Systems implementieren – der Zugriff erfolgt dann entweder lokal über das Netzwerk oder via VPN-Verbindung.