openTRANS ist ein offener Standard, der mittlerweile für den elektronischen Datenaustausch (EDI) als verlässlicher Standard für beispielsweise Aufträge, Lieferankündigungen und Rechnungen hinzugezogen werden kann. Er unterstützt dabei definierte Kommunikationsstrukturen, die bei der Datenübertragung festgelegt sind. openTRANS legt somit einheitliche Austauschformate von Geschäftsdokumenten mit Hilfe der Auszeichnungssprache XML fest.

Ähnlich wie beim Datenaustausch mittels EDI, wird bei openTRANS auf klassische Papierdokumente verzichtet. Sie werden durch elektronische Dokumente ersetzt, die als Daten im Standardformat beziehungsweise in der Auszeichnungssprache XML vorliegen und in dieser an den Adressaten (Handelspartner, Endkunde) übermittelt werden. Darunter fallen unter anderem elektronische Dokumente wie Auftragserteilungen, Änderungen, Preisabfragen oder die Rechnungen. Sie werden im üblichen Geschäftsverkehr über sogenannte Messaging-Systeme via EDI, Web-EDI, E-Mail oder anderen Internet-kompatiblen Diensten ausgetauscht. openTRANS unterstützt auch den Katalogstandard BMEcat und somit ist eine komplette Auftragsabwicklung eines Beschaffungsprozesses, von der Aufforderung zur Angebotsabgabe bis hin zur Rechnungsstellung einheitlich möglich.

In openTRANS werden derzeit folgende Geschäftsdokumente spezifiziert:

• RFQ (Request For Quotation)
• QUOTATION (Angebot)
• ORDER (Auftrag)
• ORDERCHANGE (Auftragsänderung)
• ORDERRESPONSE (Auftragsbestätigung)
• DISPATCHNOTIFICATION (Lieferavis)
• RECEIPTACKNOWLEDGEMENT (Wareneingang)
• INVOICE (Rechnung)
• INVOICELIST (Rechnungsliste)
• REMITTANCEADVICE (Zahlungsaufforderung, Zahlungs-Avisierung)

openTRANS: automatisierte Zusammenstellung und Kontrolle

Die im Standard festgelegten Spezifikationen beschreiben den genauen Aufbau von unterschiedlichen Geschäftsdokumenten. Dazu zählen unter anderem die maximale Länge der Nachricht, Stammdaten und Zusatzinformationen, die beispielsweise mit zusätzlichen Auftragsdokumenten verknüpft beziehungsweise verlinkt sind. Werden diese Informationen getrennt oder zusammen in ein openTRANS-Dokument geladen, werden die Informationen automatisch richtig sortiert und das finale Dokument automatisch erstellt. Nur in Ausnahmefällen muss der Mitarbeiter nachjustieren.

Eine Kontrolle der eingespeisten Informationen ist allerdings weiterhin nötig. In der Praxis stehen seit 2002 dem Mitarbeiter hierfür sogenannte XML-Schemata zur Verfügung, die bereits bei der Erstellung dafür sorgen, dass nur bestimmte Elemente in einem Dokument verwendet werden dürfen.

OpenTRANS: der klassische Aufbau

In den gängigsten openTRANS-Dokumenten gibt es derzeit folgende Bereiche: Kopfbereich, Positionsbereich, Zusammenfassung. openTRANS hat dazu folgende Beispiele aufgeführt:

Kopfbereich (Beispielsweise INVOICE_HEADER)

• Im Kopfbereich werden alle Informationen beschrieben, die sich auf das gesamte Geschäftsdokument beziehen also zum Beispiel zum Ersteller und Adressaten des Dokumentes sowie allgemeine Rahmenbedingungen. Der Kopfbereich ist für alle Dokumente ähnlich strukturiert.

Positionsbereich (Beispielsweise: INVOICE_ITEM_LIST)

• Der Positionsbereich bildet den Listenbereich eines Geschäftsdokumentes ab. Als Beispiel sind die Produkte in einem Angebot, die Lieferpositionen in einem Lieferavis oder die Rechnungen in einer Rechnungsliste genannt.

Zusammenfassung (Beispielsweise: INVOICE_SUMMARY)

• Der Bereich Zusammenfassung bildet den Abschluss eines jeden Geschäftsdokumentes. Er enthält redundante Informationen, die sich aus der Aggregation der Werte der Positionszeilen berechnen lassen und dient lediglich der Kontrolle beziehungsweise Zusammenfassung. In einigen Geschäftsdokumenten, wie der Rechnung, ist dieser Bereich gesetzlich vorgeschrieben.

Allgemeine Informationen zum Standard openTRANS

Der erste öffentliche Release stand der breiten Geschäftswelt am 07. September 2001 zur Verfügung. Die letzte Version wurde 2012 vorgestellt, mit Draft 3.0 gekennzeichnet und somit noch nicht offiziell freigegeben. Alle Versionen werden von der Initiative Fraunhofer IAO sowie von der Universität Duisburg-Essen gepflegt. Auf den Seiten von openTRANS wird derzeit die Version 2.0, der sogenannte „openTRANS 2“, favorisiert und nach eigener Aussage vornehmlich für den deutschen Geschäftsraum genutzt. Eine internationale Verbreitung ist noch nicht erfolgt; könnte aber mit der nächsten finalen Version „3.0“ mit integriert werden. Im erwähnten Standard openTRANS 2 sind zudem zahlreiche Detailverbesserungen hinsichtlich des Formats und den jeweiligen Informationen umgesetzt worden:

• Rechnungsanpassung zu Neuerungen in der Umsatzsteuergesetzgebung
• Bessere Unterstützung von digitalen Signaturen
• Bessere Modulation bei Preismodellen; speziell bei Zu- und Abschläge (Rabatten)
• Bessere Unterstützung von beispielsweise Marktplätzen, PurePlayern
• Bessere Produktdetails – Produktkomponenten, Möglichkeiten der Konfiguration sowie Verpackungsvarianten
• Bessere Rechnungsdarstellungen – Sammelrechnungen, Zahlungsavis, Rechnungsliste

Für weitere Informationen zum Thema elektronischer Austausch von Geschäftsdokumenten lesen Sie bitte auch den Artikel zum Thema „EDIfact-Subset – EANCOM“

Teaserbild: openTRANS