RMA-Prozess (Return Merchandise / Material Authorization) 

Der RMA-Prozess, englisch Return Merchandise / Material Authorization genannt, dient der strukturierten Rückführung von Ware (Retoure) und ermöglicht es, Retouren schneller, fehlerlos sowie personalisiert zuzuordnen und dabei einer technischen Qualitätsprüfung zu unterziehen.

Die „Return Merchandise/Material Authorization“, kurz RMA, beschreibt eine eindeutige und personalisierte Identifikation, die auf der entsprechenden Ware vor der Retoure angebracht und grundsätzlich mit einer sogenannten Retouren-Begründung des Kunden belegt wird. Beschwerden, Reklamationen sowie die eigentlichen Rücksendungen können so effizienter für den Händler bearbeitet werden. Bei gängigen RMA-Systemen muss im Rahmen einer Garantie oder Gewährleistung die entsprechende RMA-Kennung vom Kunden per E-Mail, Online-Kontaktformular oder über ein zuvor geführtes Telefonat beantragt werden, dann wird diese vom Hersteller oder vom Händler an den Kunden versendet.

Der RMA-Prozess in der Praxis

Händler können über die RMA dem Hersteller einen kostenpflichtigen Retouren-Service anbieten, der beispielsweise im Vorfeld irreparable Geräte von reparablen sortiert und den Hersteller erheblich entlastet. Über das sogenannte Qualitätsmanagement wird Ware, die aufgrund eines Defekts eingeschickt wurde, dank der Retouren-Begründung, gezielter geprüft. Ein Mitarbeiter erstellt entweder einen Reparaturauftrag, beauftragt eine zusätzliche Fehleranalyse für die Maßnahme-Ermittlung oder kann die Retoure argumentativ ablehnen.

Unternehmen, die einen RMA-Prozess nutzen, können mittels Produkt-Scan neben den Informationen wie Chargennummer, Nummer der Versandeinheit und der GTIN beziehungsweise GS1-Nummer zusätzlich Informationen zum Besteller sowie Details zum möglichen Defekt anzeigen lassen.

Weitere Informationen zum Thema finden Sie unter Fulfillment und Codetechnik.

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