Ein Kassensystem, auch POS-System genannt, ist eine Software, die einen bestimmten finanziellen Verkehr eines Bestandes beziehungsweise einer Ware dokumentiert. Im Allgemeinen beschreibt das POS-System die Gesamtheit aller eingesetzten Clients (Hardware) und der dazugehörigen Software, die mit einer elektronischen oder PC-Registrierkasse verknüpft sind; dazu gehören mittlerweile auch Endgeräte, wie Smartphone und Tablet. Es gibt zwei Arten von Kassensystemen: für die Gastronomie und für den Handel. Während in der Gastronomie POS für Point of Service steht, bezeichnet es im Handel den Point of Sale, also den Ort und Vorgang von Verkauf, Kauf, Bezahlvorgang sowie der sogenannten Filiallogistik. Dieser Artikel befasst sich ausschließlich mit Kassensystemen des Handels.

Komponenten eines POS-Systems (Kassensystems)

Wenn Waren oder Dienstleistungen gehandelt werden, ist das zentrale Gerät beim Bezahlvorgang die Registrierkasse. Seit ihrer Erfindung 1879 dient sie dazu, bestimmte kaufmännische Daten zu erfassen, insbesondere Bargeldumsätze abzurechnen und Belege beziehungsweise Quittungen zu erstellen. Man unterscheidet zwischen offenen Systemen, die aus Standardhardware und -betriebssystem sowie einer Kassensoftware bestehen und geschlossenen Systemen, bei denen in der Regel die Software keinen freien und quellenoffenen Code verwendet.
Hardware- und Software-Komponenten eines Kassensystems können sein:

• Thermobondrucker
• Barcodescanner (siehe Pick-by-Scan)
• Kassenschublade
• Programmierte Kassentastatur
• Tablet, Smartphone
• EFT-Zahlungsterminal
• Etikettendrucker
• Kundenanzeige
• Schnittstelle zum Distributionszentrum (Nachschub)
• Schnittstelle zum übergeordneten ERP-System*
• Kassensystemsoftware

*In der Regel werden ERP-Systeme nur bei großen Filialen mit verknüpftem Onlineshop ans POS-System angebunden. Dabei wird es dem Kunden ermöglicht, online seine Ware zu bestellen und lokal in der Filiale abzuholen. Über die so vernetzten Systeme wird der Warenbestand bei Buchungen automatisch synchronisiert.

Anbindung der Kassensysteme / die Filiallogistik

Das Kassensystem inklusive der Software bildet den kaufmännischen und dokumentarisch (Quittung) gespeicherten Abschluss zwischen dem jeweiligen Händler und seinen Kunden ab. Ein solches System kann mobil oder stationär gehandhabt werden. Meist arbeitet im Hintergrund, cloudbasiert oder lokal installiert, ein ERP-System, welches bei Bedarf direkt mit der Finanzbuchhaltung und dem Materialwirtschafts- beziehungsweise Warenwirtschaftssystem (Direktverkauf ohne Zwischenhändler) verbunden ist – ein modernes Kassensystem kann demnach auch den Nachschub innerhalb einer Lagerverwaltungssoftware anstoßen, man spricht in der Gesamtheit dann auch von der Filiallogistik. Dabei hängen die spezifischen Funktionen sehr von der jeweiligen Branche und den gehandelten Gütern sowie Dienstleistungen ab. Beispielsweise müssen Kassensysteme für den Textileinzelhandel die Größen und Farben verwalten (Stock Keeping Unit, SKU), damit überhaupt automatisiert Nachbestellungen eingeleitet werden können.

• Eine ebenfalls gegebene System-Kombination ist die Variante, bei dem das POS-System den Nachschub direkt beim ERP anstößt. Sprich, neue Ware muss vom Logistikzentrum zur Filiale. Dabei beauftragt das ERP die benötigten Waren beim Warehouse-Management-System (Lagerverwaltung).
• Eine weitere Variante könnte die lokale Situation innerhalb der Filiale selbst beschreiben. Das Filiallogistiksystem fungiert als WMS und ordert beispielsweise neue Ware für eine dafür vorgesehene Verkaufsfläche (siehe dazu auch Flächenrentabilität) – die Ware kann dabei bereits im Bestand der Filiale sein; sie wird lediglich für eventuelle Stoßzeiten aufgestockt.

Der Übergang zwischen Warenwirtschaftssystem (WWS) und ERP-System ist nicht klar definiert. Die Abgrenzung erfolgt in der Regel anhand des Funktionsumfanges. Sind zum Beispiel Funktionen oder Module im Bereich Controlling und Materialwirtschaft integriert, spricht man eher von einem ERP als von einem WWS.

Becker, Jörg; Vering, Oliver; Winkelmann, Axel: Softwareauswahl und -einführung in Industrie und Handel. Vorgehen bei und Erfahrungen mit ERP- und Warenwirtschaftssystemen

Speziell die Filiallogistik rückt in Zukunft immer mehr in den Fokus. So müssen Warenannahme, Qualitätskontrollen und das Sortieren in die Regaleinheiten gut organisiert sein. Hinzu kommt das Handling mit Retouren und klassischem Leergut. Die Problematik: Durch den Onlinehandel muss der Einzelhandel immer mehr mit Einbußen rechnen, die klassischen Margen von vor zehn Jahren sind Geschichte – die Gewinneinbrüche allerdings Realität und somit wettbewerbsrelevant. *Ursachen für die sogenannten Out-of-Stocks (Regal-Lücke) finden sich überwiegend im Einflussbereich der Handelsfilialen wieder. Dazu zählen Fehlprognosen der Abverkäufe, verspätete oder unterlassene Bestellungen sowie Verzögerungen bei der Regal-Befüllung und ineffiziente Räumprozesse auf den Verkaufsflächen.

*Einleitung – ‚Management der Filiallogistik im Lebensmittelhandel‘ / Florian Hofer

Betrachtet man die Logistikkette vom Großhandel zum Einzelhandel – von der Rampe bis ins Kundenregal, so scheint der Anteil der letzten “30 Meter” unbedeutend zu sein. Doch gerade auf diesen letzten Metern entstehen hohe Kosten. Die Großhandelslogistik endet mit Ihrer Verantwortung meist an der Rampe der Filiale. Die Filialmitarbeiter sind keine Logistiker und tragen doch deren Verantwortung.

I.L.P-Management Consulting

Wichtig hierbei sind die Verschmelzungspunkte einer erfolgreichen Filiallogistik sowie der dahinter geschalteten Intralogistik. So verlangt, laut Florian Georg Hofer, die Gestaltung von Logistikkonzepten einerseits die Sicherstellung eines marktorientierten Lieferservices, andererseits die Leistungserfüllung im Rahmen eines wirtschaftlich vertretbaren Aufwandes. In seiner Dissertation ‚Management der Filiallogistik im Lebensmitteleinzelhandel‚ überträgt er genau diese Forderungen auf die Filiallogistik – „bezogen auf die mit der Bereitstellung einer möglichst hohen Regalverfügbarkeit unter Berücksichtigung des damit verbundenen Aufwandes“. Seiner Meinung nach, handelt es sich bei „beiden Zielvorgaben um gegenläufige Zielgrößen, deren effiziente Lösung zwischen den beiden Extremzielen liegt“.

Zahlungsverfahren am POS

Neben der klassischen Bezahlung mit Bargeld, gibt es noch zahlreiche bargeldlose Optionen. Diese bieten auch permanent technische Innovationen, die den Bezahlvorgang vereinfachen sowie beschleunigen und zudem Kundendaten liefern sollen. Dies betrifft eine örtliche Zuordnung genauso wie Einkaufszeiten, Gewohnheiten und Vorlieben. Zu den häufigsten bargeldlosen Zahlungsverfahren zählen Girocard (vormals EC/Electronic Cash) und Kreditkarte (MasterCard, Visa, American Express). Mittlerweile setzen Unternehmen auch auf Click and Collect (siehe Cross-Channel) in Verbindung mit dem Bezahldienst PayPal: Der Kunde kauft online seine Ware, bezahlt via PayPal und holt seine Ware direkt am Point of Sale (POS) ab.

Zusammenfassung

Die Gesamtheit aller Hard- und Software-Komponenten, die um eine PC-Registrierkasse oder elektronische Registrierkasse eingebunden sind, bezeichnet man als Kassensystem oder POS-System. Es kann mobil und stationär gehandhabt werden und dient dazu, den Geschäftsvorfall zwischen Händler und Kunde abzubilden und zu speichern. Darüber hinaus kann ein ERP-System im Hintergrund laufen und mit dem POS-System verknüpft sein, wodurch ein modernes Kassensystem auch den Nachschub innerhalb einer Lagerverwaltungssoftware anstoßen kann. Für diese Anbindung mit dem Warenwirtschaftssystem muss ein Kassensystem abhängig von der Branche und den gehandelten Gütern unterschiedliche Funktionen erfüllen, da es einen relevanten Faktor für eine effiziente Filiallogistik sowie die dahinter geschaltete Intralogistik darstellt.

Teaserbild: Autor – Travelarz / CC BY-SA 3.0 PL

Abbildung 1: Autor – Travelarz / CC BY-SA 3.0 PL

Sie interessieren sich für Themen rund um den E-Commerce und vernetzte Warenwirtschaftssysteme, dann lesen Sie bitte auch die Artikel Multi-Channel sowie Omni-Channel.