Ein Warenwirtschaftssystem ist eine Software, die einen reibungslosen Ablauf von Handelsprozessen innerhalb eines Unternehmens gewährleistet. Dabei kann das Erfassen und Optimieren von Lagerbewegungen- beziehungsweise -beständen, Disposition, Verkauf und Einkauf auch unternehmensübergreifend abgewickelt werden. „In der Regel ist das Ziel eines solchen rechnergestützten Systems die Steuerung des Bestellwesens, der Warenvorhaltung und des Verkaufs“*.

Ein Warenwirtschaftssystem, kurz WaWi oder WWS, ist ein Software-basiertes Anwendungssystem, mit dem unterschiedliche Unternehmensbereiche unabhängig voneinander arbeiten und darauf zugreifen können. Im Speziellen werden sämtliche Prozesse der Beschaffung, des Transports, der Lagerung, der Kommissionierung und des Versands von Handelswaren (Warenwirtschaft) gesteuert. Die Prozessschritte Transport, Kommissionierung und Lagerung sind allerdings nicht mit den meist komplexen Arbeitsschritten aus der Interlogistik zu vergleichen. Ein WWS ist in der Regel für überschaubare Warenbewegungen konzipiert. Als Beispiel ist der klassische Einzelhändler genannt, der seinen Warenbestand im lokalen Laden ausstellt und ein kleines Nachschub-Depot im Keller oder einem separaten Raum untergebracht hat – dabei können auch mehrere Filialen miteinander vernetzt sein und ein größeres Lager gemeinsam nutzen. Große Distributionszentren setzen dagegen eher auf ein Warehouse-Management-System und einer Materialflusssteuerung.

Warenwirtschaftssystem vs. ERP-System: Funktionsumfang ist fließend

Wird der Funktionsumfang eines Warenwirtschaftssystems um spezielle Personalmodule (Personalmanagement) oder Module rund ums Dokumenten-Management erweitert, spricht man heutzutage auch von einem ERP-System – die technischen Unterschiede beider Systemlandschaften sind mittlerweile fließend. Dabei ist es sogar egal, ob es sich um ein geschlossenes, offenes oder integriertes System handelt.

• Geschlossenes WWS: Einkauf, Vertrieb, Produktion und Lager werden ausschließlich innerhalb eines Unternehmens von einem System abgedeckt.

• Offenes System: Einzelne Module, mindestens eines, werden von anderen Softwaresystemen übernommen.

• Integriertes System: Dabei handelt es sich um ein ‚geschlossenes System‘ welches allerdings Schnittstellen zu Banken, Lieferanten, Shop-Systemen, Marktplätzen (beispielsweise Amazon, Zalando) erlaubt.

Die Informationen eines Warenwirtschaftssystems bestehen aus den klassischen Stammdaten (Artikel, Lieferanten, Kunden) und aus den sogenannten Bewegungsdaten (Angebote, Lieferscheine, Avisierung, Bestellungen/Aufträge, Rechnungen).

Handelsprozesse beziehungsweise mögliche Bestandteile im Überblick

• Datenbankpflege (CRM) von Lieferanten / Kunden
• Buchung von Wareneingängen – Wareneingang
• Buchung von Warenausgängen – Warenausgang
• Einfache Bestandsverwaltung
• Rechnungswesen/Rechnungsprüfung
• Abrechnung
• Güterbewegung
• Angebote (Vorlagensystem)
• Versandabwicklung
• Schnittstelle zum Kassensystem (Direktverkauf des POS)
• Personalverwaltung, Zeiterfassung
• Datenaustausch, beispielsweise EDIFACT / EANCOM
• Controlling
• Marketing
• Schnittstelle zum Onlineshop / E-Commerce-System
• Möglichkeit der Waren-Avisierung
• Schnittstelle zu einem Produktionsplanungs- und Steuerungssystem (PPS-System)
• Bestellwesen
• Reklamation
• Retourenabwicklung (RMA)
• Inventurabwicklung
• Archivierung

Zusammenfassung – Warenwirtschaftssystem

Ein Warenwirtschaftssystem deckt alle Funktionen im Einkauf (Bestellwesen) und Verkauf innerhalb eines Unternehmens ab und steuert neben dem Warenfluss (Lager- und Bestandsverwaltung), die Bereitstellung von Waren und stellt die dazugehörigen Artikel-, Kunden- und Lieferantendaten aufbereitet zur Verfügung. Es unterstützt den Nutzer zudem beim Auftrags-, Angebots- und Rechnungsmanagement, der Inventur und kann auf Wunsch Statistiken auf erhobene Daten erzeugen. Somit ist es auch ein wichtiges Instrument für das Unternehmensmarketing.

* Michael ten Hompel & Volker Heidenblut, Taschenlexikon Logistik, 3., bearbeitete und erweiterte Auflage, Seite 341

Teaserbild: Christoph Schachner