Der Rückblick auf unsere Digital-Events

In dem Bericht „Homeoffice- und Präsenzkultur im Bereich IT und technische Dienstleistungen in Zeiten der Covid-19-Pandemie“ wurden 1.933 Beschäftigte der Bereiche IT und Technische Dienstleistungen zu den Auswirkungen der Eindämmungsmaßnahmen während der Pandemie befragt. Die Ergebnisse daraus zeigen ein durchmischtes Bild der Mitarbeiterwahrnehmung, sowohl von Homeoffice als auch Präsenzkultur im Bereich IT und Technische Dienstleistungen.

Für 44 % der Befragten ist die Arbeit im Homeoffice während der Covid-19-Pandemie eine neue Erfahrung. Herausforderungen, denen Beschäftigte im Homeoffice in dieser Zeit begegnen, sind in erster Linie fehlender persönlicher Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen, Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie erforderliches Selbstmanagement. Gründe, die bei einigen Befragten bisher gegen die Arbeit im Homeoffice gesprochen haben, beziehen sich in erster Linie auf die Organisations- und Führungskultur, auf die Wichtigkeit des persönlichen Kontaktes zu Kolleginnen und Kollegen sowie die fehlende technische Infrastruktur.

Des Weiteren zeigt sich ein Zusammenhang im Rahmen der Umfrage zwischen der Homeoffice- bzw. Präsenzkultur und der mentalen Gesundheit von Beschäftigten. Ein Sachverhalt, den wir zum Anlass nehmen wollen, ihn aus unserer Perspektive zu thematisieren.

Der TUP-Campus und unsere Firmenkultur setzen auf persönliche Rückzugsräume und gemeinschaftliche Gestaltungsmöglichkeiten. Eine Boule-Bahn, viele Sitzgelegenheiten im Außen- und Innenbereich, zwei Kaffeepausen für den gemeinsamen Austausch – es sind Dinge wie diese, die den inzwischen kritisch diskutierten Begriff „Präsenzkultur“ bei TUP positiv geprägt haben. Doch die Pandemie hat diesem Aspekt unseres Zusammenlebens- und -arbeitens seine Grundlage geraubt: Die Präsenz vor Ort. Um dieses fehlende Element ins Digitale zu verlagern, haben wir mehrere Events und Formate getestet, die wir in diesem Blogbeitrag vorstellen.

Zu Vorpandemie-Zeiten traf sich die Belegschaft jeweils um 10:00 Uhr und 15:00 Uhr zu halbstündigen Kaffeepausen, in denen Schach-, Tischtennis und Kartenpartien ausgetragen wurden. Sie boten auch eine Gelegenheit sich zwischen den Projektteams auszutauschen. Da wir nicht einfach alle interessierten Kollegen in ein großes Meeting einladen konnten, entschieden wir uns für die spielerische Roulette-Idee: Jeweils fünf Teilnehmer*Innen wurden über eine separate Würfelfunktion zufällig auf fünf Meetingräume verteilt. Zusätzlich richteten wir noch feste Meetingräume für bestimmte Themen ein, wie beispielsweise das gemeinsame Schachspiel, das sich noch am einfachsten in die digitale Welt verlagern ließ.

Durch den spielerischen Ansatz hofften wir, dass sich in den Kaffeepausen die digitalen Meetingräume füllten und sich so der gemeinsame Austausch, angereichert durch das Zufallsprinzip, in neue Bahnen entwickeln würde. Auf unserem Campus war es nicht unüblich, dass die Kaffeepausengruppen recht stabil waren.

Nach anfänglicher Neugier flaute das Interesse rasch ab und weder die digitalen Meetingräume noch das Roulette wurden genutzt.

Ein Format, das recht viel Nischenwissen über digitale Phänomene voraussetzt und nicht direkt in das Meeting-Tool integriert ist, hat eine kurze Lebensdauer und kann sich nicht als Ersatz für eine liebgewonnene Tradition durchsetzen. Der Zufallsfaktor, den wir als spielerischen Ansatz sahen, wurde teilweise als Risikofaktor betrachtet: „Was, wenn ich mit Leuten zusammenkomme und wir keine Gemeinsamkeiten haben und uns nur anschweigen?“

Auf dem TUP-Campus verfügen wir über zwei Räume für Fitness- und Krafttraining. Beide werden durch unseren Haus-Trainer Andreas Marcello-Ferrara betreut. Da viele Mitarbeiter jedoch mobil bzw. am heimischen Schreibtisch arbeiteten, erarbeite Andreas ein gerätefreies Konzept, das Ausgleichsübungen am Arbeitsplatz ermöglichte. Ein Kollege zeichnete das Workout mithilfe eines Smartphones auf einem Bildstabilisator auf und streamte es. So konnte sich Andreas auf die Demonstration der Übungen machen, ohne darauf achten zu müssen, dass er für die Zuschauer gut platziert war.

Gesundheitsmanagement war und ist bei TUP eine Mischung aus Angeboten und Eigeninitiative: Es gibt beispielsweise eine selbstorganisierte Laufgruppe oder auch eine Tischtennisgruppe, die sich in den täglichen Kaffee- und Mittagspausen trifft. Termine mit Andreas für ein personalisiertes Training konnten normalerweise an verschiedenen Wochentagen gebucht werden. Alle Mitarbeitenden, die bereits eine Einweisung hatten, konnten sich auch täglich Zeitslots für die Nutzung des Kraftraum reservieren. Das digitale Training sollte für diese breitgefächerten Möglichkeiten als Ersatz und gleichzeitig als kleines Gemeinschaftsereignis dienen.

Die Kombination aus Smartphone und Bildstabilisator ist ein einfacher Einstieg ins Livestreaming, für eine gute Ausleuchtung sind Räume mit möglichst viel Tageslicht von Vorteil. Das digitale Training wurde gut angenommen und da es als Aufzeichnung zur Verfügung steht, konnten die Übungen von allen nach eigenem Ermessen weiter genutzt werden. Ein großes Potential liegt darin, Übungen für verschiedene Zielgruppen anzubieten und daraus aufgezeichnete Trainingsreihen abzuleiten. Wenig überraschend war, dass eher diejenigen teilnahmen, die zuvor vor Ort entsprechende Angebote wahrgenommen hatten. Mit thematisch orientierten Trainings kann dieser Kreis erweitert werden. Der Organisationsaufwand für eine fortlaufende Durchführung ist allerdings recht hoch: Es muss kommuniziert, vor Ort aufgezeichnet und allgemein zugänglich gespeichert werden.

Neben den eher für alle gedachten Veranstaltungen, wurden auch Nischenveranstaltungen positiv angenommen. Entsprechende Impulse waren hier zuvor aus einer Umfrage heraus entstanden: Zum einen Livestream mit Plätzchenbacken, zum anderen mehrere Partien des digitalen Gesellschaftsspiels „Among us“, die vor allem bei jüngeren Kollegen Anklang fanden. Während das Plätzchenbacken mit den Kenntnissen aus dem digitalen Fitnesstraining recht einfach umgesetzt werden konnte, waren für das Gesellschaftsspiel einige Testläufe notwendig.

Da es ähnlich wie Cluedo ein Deduktionsspiel ist, war es wichtig, dass die Spieler*innen sich nicht gegenseitig auf die Bildschirme schauen, gleichzeitig jedoch gemeinsam diskutieren konnten, wer wohl gerade die Rolle des Saboteurs spielte. Zusätzlich sollten Interessierte die Möglichkeit haben, das Spiel einzelner (spielender) Teilnehmer sowie die Diskussionen im Spielerkanal mitverfolgen zu können. Die Lösung waren mehrere Meeting-Tools und Räumen, was es ermöglichte, zeitgleich aktiv an verschiedenen Konferenzen teilzunehmen. Neben einem Spieler-/Diskussionskanal via MS Teams wurde so auch Räume im Meeting-Tool Jitsi verwendet, die nach den einzelnen Spielern benannt waren und in denen der jeweilige Spieler seinen Bildschirm teilte. Der Raum zum Austausch war moderiert, um sicherzustellen, dass nicht spielende Besucher nur mit deaktivierter Kamera und deaktiviertem Mikrofon beitraten. Nach diesem initialen Aufwand waren aber die Grundlagen gegeben, dass auch nach dem Event selbstorganisierte Runden stattfinden konnten.

Da es ein Impuls aus einer Umfrage war, waren wir in erster Linie gespannt, auf welche Reichweite und welches Interesse die Vorschläge in der Realisierung stoßen würden.

Es muss nicht immer die Lösung für alle sein, auch Angebote für kleinere Zielgruppen werden angenommen und haben auch Zaungäste, wenn die Möglichkeit dazu gegeben ist. Wenn es so gestaltet wird, dass es weiter genutzt werden kann, sind auch größere Aufwände zu rechtfertigen.

Der TUP-Campus ist auch das Zuhause vieler Kunstwerke, die aus der Sammlung des Gründers Prof. Dr. Thomas stammen oder sogar von Mitarbeitenden geschaffen wurden. Doch die Geschichten oder Künstler dahinter sind nur einem kleinen Kreis im Unternehmen bekannt. Eine Kunstführung durch das Gebäude war mit den vorhandenen Mitteln leicht umzusetzen: Einen Meetingraum, in dem die Teilnehmer zwar nicht sprechen, aber chatten konnten, mit einem Moderator, der die Fragen an den Firmengründer weiterleiten konnte. Für das stabile Bild sorgte wieder die Kombination aus Smartphone und Gimbal-Stabilisationsgerät. Ein Test lief problemlos ab und zur Sicherheit wurde mit einer zweiten Kamera parallel aufgezeichnet. In der Umsetzung zeigte sich dann jedoch, dass es eben nicht nur Funktions-, sondern auch Stresstests für die internen Meeting-Tools braucht, in die die interne IT miteinbezogen werden muss: Es stellte sich schnell heraus, dass Jitsi mit großen Nutzermengen rapide an Qualität verliert und mit Verbindungsabbrüchen nur schlecht umgehen kann.

Durch das große Interesse an der Veranstaltung, war es unser Ziel, eine möglichst kurzweilige und vor allen störungsfreie Führung zu gewährleisten.

Bei solchen Projekten ist die IT ein unersetzlicher Partner. Auch wenn es auf den ersten Blick so scheint, als ob die Zeit und Unterstützung eines DevOps-Spezialisten nicht unbedingt notwendig sei. Funktionstest sind eine Sache, ein Stresstest, in dem das eingesetzte Tool tatsächlich von mehr als fünf oder zehn Nutzern verwendet wird, eine ganz andere.

Firmenfeiern sind immer auch der Kitt, der das Gemeinschaftsgefüge eines Unternehmens zusammenhält. Teams können sich informell austauschen und es ist eine gute Gelegenheit für Team-Leads und die Geschäftsführung, auf das bisherige Jahr zurückzublicken und einen Ausblick auf die Zukunft zu geben.

Digital werden solche Veranstaltungen sehr schnell anstrengend für alle Beteiligten, da sie ohne die Rahmung einer Firmenfeier keinen wesentlichen Unterschied zum üblichen Online-Meeting haben. Unser Ansatz war daher, das in der Pandemie schnell beliebt gewordene Format des Weintastings mit einem internen Influencer zu besetzen, der sich mit dem Thema sehr gut auskennt: Simon Thomas, unser CEO.

So schufen wir wertvollen persönlichen Kontext für die Belegschaft, der über einen externen Sommelier nicht erreichbar gewesen wäre. Denn davon, dass ein Sommelier Dinge über Wein weiß, kann man ausgehen. Herauszufinden, wie der Chef sich in dieser Rolle so schlägt bzw. was er über Wein weiß, ist dagegen wesentlich spannender. Dazu haben wir über einen Weinhändler für jeden Mitarbeiter einen Karton mit den während des Tastings zu verkostenden Flaschen organisiert und zur Abholung bereitgestellt.

Die Pandemie hatte zu diesem Zeitpunkt Spuren hinterlassen, die sich auf die verschiedenste Art äußerten: Von einem leeren Campus über eine Abnahme der Interaktion in den Chats und dem Zuhause-Koller, der sich bei manchen einstellte. Es fehlte ein schönes Gemeinschaftserlebnis zum Jahresabschluss, um den Kitt wieder zu richten.

Zum einen haben wir durch die Erfahrung der Kunstführung mit Microsoft Teams auf ein Meeting-Tool mit besserem Bandbreiten- und Verbindungsmanagement gesetzt, zum anderen war die Inhouse-IT direkt vor Ort, um Hilfestellung leisten zu können. Der Erfolg der Veranstaltung beruhte aber in erster Linie darauf, dass alle an der Organisation Beteiligten ihr Aufgaben eigenständig und mit Herzblut neben dem Berufsalltag umsetzten. Trotz des Online-Charakters war schon während der Veranstaltung spürbar, dass es das war, was vielen während der Pandemie gefehlt hat: Ein unternehmensweites Gemeinschaftserlebnis.

Da unsere unternehmensweite Dienstbesprechung, die zuvor eine Präsenzveranstaltung war, nun auch auf ein digitales Hybrid-Format gewechselt war, konnten wir daraus aus technischer Perspektive recht einfach ein Pubquiz ableiten. Was fehlte, war allerdings eine möglichst barrierefreie und vor allem nicht direkt mit einem Monatsabo kombinierte Quiz-Lösung. Nach einer längeren Recherche, bei denen die Tools entweder durch unpassende Monetarisierungsstrategien, Zugangsbarrieren durch Installationen oder notwendige Nutzeraccounts durchfielen, entschieden wir uns dafür, unsere Webseitenformular-Lösung Gravity Forms anzupassen. So mussten die Nutzer nur auf eine passwortgeschützte Seite zugreifen und – da unsere Webseite responsiv ist – konnten sie auf beliebigen Endgeräten teilnehmen. Um dem Ganzen eine angemessene Pubquiz-Atmosphäre zu geben, stellten wir Snack- und Getränkepakete lokaler Brauereien (Fächerbräu, in diesem Fall) zur Verfügung.

Mit dem TUP-Pub-Quiz wollten wir wieder ein Gemeinschaftserlebnis für einen möglichst großen Teil des Unternehmens schaffen, der im Unterschied zur Weinprobe noch einen spielerischen Charakter haben sollte.

Vorbereitete Tabellen zur schnellen Punkteerfassung sind nur so lange nützlich, wie die darin enthaltenen Formeln nicht aus Versehen gelöscht werden und sich die Auswerter plötzlich auf ihre Additionsfähigkeiten verlassen müssen – was schnell zu Unmut im Publikum führen kann. Im Zweifelsfall gilt immer die KISS-Regel (Keep it simple, stupid!), die Chatfunktion in Microsoft-Teams war aus mysteriösen Gründen nur für einige Nutzer verfügbar, hätten wir einfach einen Raum im internen Kommunikationstool eingerichtet, wäre uns erspart geblieben die Nutzer nach Veranstaltungsbeginn nochmal umziehen zu müssen. Von der organisatorischen Seite ist es hilfreich, beim Zusammenstellen der Fragen auf mehrere Quellen zu setzen, um sicherzustellen, dass eine möglichst hohe Bandbreite gewahrt bleibt und das Quiz nicht zu einseitig wird.

Der erste und wichtigste Schritt bei einem Übergang zu digitalen Events ist, die Mitarbeitenden von Anfang an mit einzubeziehen, idealerweise über ein Intranet, das Blogbeiträge und Umfragen möglich macht. Der zweite Schritt ist, mit bereits vorformulierten Angeboten zu starten und für diese internes Marketing und vor allem Fürsprecher zu gewinnen. Der dritte Schritt ist, so oft es in letzter Zeit auch hergebetet wurde, es einfach mal zu machen – und dabei das Gelernte immer wieder in die nächste Veranstaltung einfließen zu lassen.

Bei TUP stehen die Mitarbeitenden im Mittelpunkt. Unsere Unternehmenskultur, die durch Flexibilität, Zuverlässigkeit und Kollegialität geprägt ist, ist für uns keine leeren Phrase sondern eine Auszeichnung, die wir uns gerne immer wieder erarbeiten, insbesondere in Krisenzeiten. Daher ist unser Ziel in besonderen Situationen auch gemeinsam nach Möglichkeiten zur kontinuierlichen Verbesserung unseres Lebens und Arbeitens bei TUP zu suchen, die wir dann gemeinsam umsetzen.

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