Die Erwin Müller Group ist seit über 25 Jahren führend im Versandhandel für den Gastronomiebedarf in Europa. Im Zuge einer Modernisierung der IT-Infrastruktur führt das im bayerischen Wertingen ansässige Unternehmen das ERP-System Microsoft Dynamics AX ein. TUP (TUP) verantwortet dabei die nötigen Anpassungen am hauseigenen Materialflussrechner sowie am Erwin-Müller-Lagerverwaltungssystem (TUP-ELS) – natürlich unter laufendem Rad.
Nach über 25 Dienstjahren ist das bisherige selbstentwickelte ERP-System (AS/400), auf Basis einer IBM i-Series, buchstäblich in die Jahre gekommen. Um das weitere Wachstum der Unternehmensgruppe mit insgesamt acht Tochtergesellschaften zu gewährleisten, hat sich die Erwin Müller Group (EMG) entschieden, die Marken VEGA, Hotelwäsche Erwin Müller, JOBELINE sowie Pulsiva, inklusive den über 40.000 registrierten Artikeln, mittels Microsoft Dynamics AX unternehmensweit zu verwalten.
ERP-System:mehrstufige Inbetriebnahme unter laufendem Rad
Die auf den jeweiligen Mandanten ausgelegte Umstellung weist dabei einige technische Herausforderungen auf: So interagiert die EMG mit verschiedenen Mandanten und internationalen Tochtergesellschaften. Dabei wurde es mit der Zeit immer schwieriger, aktuelle Projekte mit der IT und dem angepeilten Wachstum in Einklang zu bringen. Zudem setzt das Unternehmen während der gesamten Modernisierungsphase parallel noch das erwähnte ERP-System AS/400 ein. Das Altsystem wird demnach produktiv vorgehalten. Erst bei erfolgreicher Komplettablösung sowie einer zuvor klar definierten stabilen Laufphase wird die AS-400-Maschine abgeschaltet. „Die betroffenen Mandanten und Gastrobedarfsspezialisten Pulsiva, VEGA, Hotelwäsche Erwin Müller und JOBELINE schätzen es sehr, dass der laufende Betrieb während der mehrstufigen Inbetriebnahme nicht beeinträchtigt wird“, sagt Jochen Ried, stellvertretender Leiter Logistik EMG. „Die erste Stufe beinhaltetet daher zunächst den Mandanten Pulsiva, der bereits seit September 2015 auf dem neuen Host läuft. Die beiden anderen Mandanten VEGA und Hotelwäsche Erwin Müller (inkl. JOBELINE) werden, wie gehabt, über das AS-400-System bedient. Sie sollen allerdings im Laufe des Jahres 2016 ebenfalls auf die neue Systemlandschaft gehievt werden. Für die Mitarbeiter auf der Fläche ändert sich während der Umstellung kaum etwas. Sie erfahren lediglich erleichternde Änderungen wie etwa den Onlinerechnungsdruck; von der Umstellung der Systeme bekommen die Anwender des TUP-ELSs nichts mit.“
Lagerverwaltungssystem: Spezielle Konversation, parallele Telegrammverwaltung
Natürlich dreht sich nicht alles um das ERP-System. „Wir sprechen dahingehend von einem Systemverbund, welcher neben den erwähnten ERPs auch den Enterprise Service Bus BizTalk von Microsoft beinhaltet. Zwischen unserem TUP-ELS und der AX-Maschine gibt es den sogenannten BizTalk-Server, der als Vermittler-Schicht beziehungsweise Übersetzer dient. Sämtliche Telegramme, die wir an das Microsoftsystem verschicken, werden automatisch über den BizTalk-Server geleitet, um dann in die AX-Sprache übersetzt an Microsoft Dynamics AX übergeben zu werden“, erklärt Julia Hodecker, Wirtschaftsingenieurin und Projektleiterin bei TUP. Das TUP-ELS ist daher auf Basis einer speziellen Konversation programmiert. Für bestimmte Telegrammtypen wird im laufenden Betrieb automatisch die Sendereihenfolge vorgegeben. Wenn es keine Sendevorgaben gibt, beziehungsweise wenn es die Konversation erlaubt, können die Telegramme auch parallel versendet werden. Ziel der Sequenzierung ist es, prozessorientiert die Informationen dem AX-System zur Verfügung zu stellen.
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- EMG-Soll-System mit Microsoft Dynamics AX: Voraussichtlich 2017 wird die gesamte Logistik über das neue ERP-System verwaltet. Das Lagerverwaltungssystem von TUP (TUP-ELS) übernimmt dabei den Materialfluss, die Auftragszuweisung inklusive Rechnungsdruck sowie die Kommunikation mit dem neuen Versandsystem.
Zwei ERPs und ein neues Frachtführersystem
Das TUP-ELS bekommt allerdings von zwei unterschiedlichen ERP-Systemen Informationen übermittelt (sequenzielle TUP-Telegrammlösung bei AS/400 und die bekannten WebServices beim AX-System – siehe oben Konversation). Die Aufträge werden in der Folge den sogenannten Kommissionen der jeweiligen Kommissionier-Arten (Ware zum Mann, Manuelle-Sorter-Kommissionierung oder Sperrigteil-Abwicklung) zugeordnet. Dabei kann sich eine Kommission über mehrere Kommissionier-Arten erstrecken, die wiederum in mehrere Kommissionier-Zonen unterteilt sind. Ein Auftrag kann also in mehreren Kommissionier-Zonen parallel bearbeitet werden.
Technisch gesehen ist aber speziell der Rechnungsdruck eine Reise durch die Zeit. So arbeitet die AS-400-Maschine noch mit offline-gedruckten Rechnungsstapeln, die AX-Maschine verfügt dagegen am Packplatz über einen modernen Online-Rechnungsdruck. Ein Grund, warum die Sortiermodule unterschiedlich ausgerüstet sind. Ebenfalls erwähnenswert ist die Einführung des Frachtführersystems (vorher Abwicklung über AS/400). Frachtkosten- sowie die Versandartenbestimmung sind beim Mandanten Pulsiva durch die Frachtführer-Lösung von MHP bereits aktiv und in die neue Systemlandschaft integriert. VEGA und Hotelwäsche werden im Zuge der gesamten AX-Umstellung folgen.
„Wir konnten die erste Umstellung für den Mandaten Pulsiva ohne größere Probleme abwickeln und wollen diesen reibungslosen Ansatz auch bei den nun folgenden Mandanten fortsetzen. Das bisher erzielte Ergebnis zeigt, dass EMG mit der Software-Manufaktur TUP auf das richtige Pferd gesetzt hat“, schließt Julia Hodecker stolz ab. Im Zuge des laufenden Jahres soll an das neue ERP-System noch ein modernes Zollsystem (für nicht EU-Mandanten) gekoppelt werden. Die gesamte Modernisierung wird voraussichtlich 2017 abgeschlossen sein.
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Bild-Quelle: Erwin Müller Group